Sistem Pendukung Kelompok GSS
SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (Sistem Pendukung Kelompok / GSS ) Rully Yunus Dwijanti A12.2010.03922 UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO Sistem pendukung kelompok ( Group Support System ) semakin sering digunakan dalam bisnis, akademis, dan organisasi lainnya. Kelompok sistem pendukung perangkat lunak kolaboratif yang dapat digunakan untuk fokus dan struktur musyawarah tim, meminimalkan biaya dan gangguan antar tim bekerja bersama-sama. Beberapa keuntungan hadir seperti anonimitas, komunikasi paralel, otomatis menjaga catatan, struktur yang lebih, dan peningkatan produktivitas. Perusahaan seperti IBM, Procter and Gamble, Boeing dan Marriott telah menggunakan sistem ini untuk mengurangi waktu pertemuan dan proyek kali oleh 90 persen. Secara keseluruhan, e-kolaborasi mengubah lanskap komunikasi. Kata kunci : sistem, kelompok, groupware Semakin berkembangnya teknologi maka tantangan bisnis selalu meningkat. Tantangan bisnis saat ini fokus pada mengurangi dan mengendalikan biaya, bersaing secara global, meningkatkan kualitas, meningkatkan layanan pelanggan dan mempercepat siklus pengembangan produk. Pengambilan keputusan dalam kelompok sangat penyting dalam perusahaan. Kolaborasi dalam kelompok dapat sangat efektif sebagai pengetahuan meningkat. Namun hal ini dapat menimbulkan beberapa masalah. Sistem pendukung kelompok (GSS) dapat didefinisikan sebagai informasi yang berbasis teknologi komputer dan komunikasi untuk mendukung pekerjaan kelompok. Sistem ini memungkinkan orang untuk berbagi, mengatur, mengevaluasi, membuat keputusan, dan merencanakan tindakan. Perusahaan menggunakan GSS untuk mengurangi biaya perjalanan, meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan kelompok, meningkatkan komunikasi dan kolaborasi dan meningkatkan kreativitas. GSS / GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama dan menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Istilah lainnya : GSS (group support system), CSCW (computer support cooperative work), CCWS (Computerized collaborative work support), EMS (electronic meeting system). Perangkat lunak yang digunakan disebut groupware. GSS berkontribusi memecahkan masalah komunikasi yang lebih baik. GSS berkontribusi memecahkan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi. GSS memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur, dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok. Beberapa manfaat yang dapat diperoleh: 1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal. 3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting. 4. Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta rapat, pertemuan/meeting mengontribusikan ide atau pendapatnya tanpa takut untuk dikritik. 5. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akan dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang memberikan ide tersebut. 6. Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling efisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang paling sesuai. 7. Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan. 8. Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari proyek atau aktivitas yang dievaluasi. 9. Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkan ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus dilanjutkan dan produktif. 10. Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting. Permasalahan yang mungkin timbul dalam GSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GSS ini. Berbagai teknik seperti teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GSS ini. GSS terdiri dari suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok orang yang sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang memfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatu kelompok pengambil keputusan. Karakteristik penting dari GSS adalah sebagai berikut: 1. GSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem yang telah ada. 2. Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu kelompok. 3. GSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi. 4. GSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan. 5. GSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang independen. 6. GSS memiliki mekanisme terpasang yang dapat meminimalkan berkembangnya prilaku negatif kelompok, seperti konflik destruktif, miskomunikasi, ataupun pemikiran terkotak-kotak. ü GSS sistem informasi yang didesain khusus, bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada. ü GSS didesain dengan tujuan mendukung grup pengambil keputusan dalam pekerjaannya. Maka GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan dan/atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GSS. ü GSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. ü GSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau untuk pelbagai keputusan organisasional level grup. ü GSS didesain untuk mendorong bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan berkespresi. o Anonimitas – mengusir rasa takut yang menyebabkan keputusan yang lebih baik dari berbagai pengambil keputusan hierarki o Parallel Komunikasi – menghilangkan memonopoli memberikan peningkatan partisipasi, keputusan yang lebih baik o Pencatatan otomatis – tidak perlu mencatat, mereka secara otomatis dicatat o Kemampuan untuk rapat virtual – hanya perlu perangkat keras, perangkat lunak dan orang-orang yang terhubung o Portabilitas – Dapat dibentuk untuk menjadi portable ke laptop o Potensi global – Orang bisa terhubung di seluruh dunia o Tidak perlu untuk guru komputer – meskipun beberapa pengalaman dasar adalah suatu keharusan · Biaya-biaya infrastruktur untuk menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak / kamar / konektivitas jaringan bisa sangat mahal. · Keamanan – terutama benar ketika perusahaan sewa fasilitas untuk GDSS; juga, fasilitator mungkin tingkat yang lebih rendah karyawan yang dapat membocorkan informasi kepada rekan. · Kegagalan teknis – daya yang hilang, kehilangan konektivitas, sangat bergantung pada bandwidth dan LAN / WAN infrastruktur – baik sistem setup harus meminimalkan risiko ini. · Keyboard Keterampilan – dikurangi partisipasi dapat mengakibatkan karena frustrasi. · Pelatihan – kurva belajar hadir bagi pengguna, bervariasi dengan situasi. · Persepsi pesan – kurangnya komunikasi verbal bisa mengakibatkan salah tafsir. a) Sistem pengelolaan koneksi Menyediakan mekanisme fisik melalui orang-orang yang terlibat dalam suatu keputusan dalam berkomunikasi. Misalnya: arsitektur WAN. Meningkatkan arus informasi melalui fasilitas untuk menyimpan, menjawab, meneruskan, dll. Misalnya paket surat elektronik dan grup diskusi. c) Sistem manajemen konten. Memberikan kecerdasan dalam proses routing – sistem mengetahui dokumen yang keluar setelah pengguna keluar dari sistem. Misalnya keputusan sistem konferensi. Mengingat aliran informasi dalam memutuskan apa yang memiliki hubungan dengan manajemen. GSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan member bantuan dalam bentuk pendapat, kuisioner, konsultasi dan scenario. Kadang-kadang GSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan groupware untuk kolaborasi tim melalui computer yang terhubung dengan jaringan. GSS sangat menguntungkan bagi organisasi bisnis, akademis organisasi dan individu. Mereka memperoleh penerimaan sebagai komputer yang efektif berdasarkan alat komunikasi. Kerja tim dan keputusan yang dibuat oleh kelompok merupakan proses penting dalam perusahaan. 4. DAFTAR PUSTAKA