Tugas General Affair GA Di Perusahaan

Tugas General Affair (GA) Di Perusahaan dan Gajinya – Pernahkah Kamu mendengar posisi General Affair dalam sebuah perusahaan? Pasti sudah kan? Apalagi yang sudah pernah bekerja di perusahaan-perusahaan besar, pasti sudah pernah berhubungan dengan seorang GA. Hal ini dikarenakan GA merupakan sesoarang yang bertugas dalam melakukan pengadaan barang di perusahaan.

Jadi misalnya, ruanganmu ada satu peralatan kantor yang rusak, sebut saja printer. Nah, untuk memperbaiki printer atau membelikan printer yang baru tersebut merupakan tugas dari seorang General Affair.

Kamu mungkin masih sedikit bingung dan belum begitu jelas dengan tugas General Affair di perusahaan, apalagi jika kamu merupakan para pencari kerja yang baru saja melihat lowongan kerja di posisi ini. Pasti sangat perlu untuk mengetahui tugas-tugas dan tanggung jawabnya bukan? Okee, berikut adalah penjelasannya :

Apa itu General Affair?

General Affair (GA) merupakan jabatan di sebuah perusahaan yang akan berhubungan langsung dengan divisi umum atau kepala operasional.

Tugasnya adalah mengurus operasional kantor secara rutin dan mengatasi hal-hal yang tidak terduga seperti kerusakan, penggantian, dan perawatan.

Perusahan dengan struktur sederhana atau perusahaan skala kecil biasanya menggabungkan General Affair dengan divisi lain, umumnya sih digabungkan dengan divisi HC (Human Capital). Hal ini dikarenakan tugas GA sangat relate dengan tugas HC, yaitu berkaitan dengan kemaslahatan para karyawan semua.

Dengan penggabungan tersebut, diharapkan seorang General Affair mampu memiliki kemampuan yang tidak jauh berbeda dari HRD. Mereka harus membiasakan diri untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan karyawan di perusahaan.

Pada umumnya general affair memiliki dua jenis pekerjaan, yaitu pekerjaan rutin dan pekerjaan mendadak. Pekerjaan rutin misalnya : belanja bahan baku, belanja air minum, belanja peralatan dan perlengkapatan kantor.

Sedangkan pekerjaan yang sifatnya mendadak diperlukan ketika terjadi kerusakan atau hal genting lainnya. Dilansir dari berbagai sumber terdapat beberapa tugas utama General Affair yang akan dijelaskan dalam ulasan berikut ini :

1. Melakukan Pengadaan Barang

Tugas seorang General Affair sendiri lebih spesifik apabila dibandingkan dengan HRD. General Affair bertugas melakukan pengelolaan untuk mengadakan barang dan fasilitas operasional perusahaan lainnya.

Kita tahu bahwa di dalam perusahaan pasti ada beberapa aset perusahaan yang harus diganti secara berkala, seperti sabun kamar mandi, trashbag, kertas A4 dan lain sebagainya.

Tugas General Affair adalah melakukan pengadaan barang-barang tersebut. Namun seorang GA juga harus pintar-pintar dalam memilih lokasi pembelian barang, biasanya sebelum melakukan pembelian harus survei terlebih dahulu untuk membandingkan harga sehingga diketahui toko mana yang menjual barang lebih murah.

Hal tersebut dilakukan demi terciptanya efisiensi pembelanjaan barang dan jasa perusahaan. Semakin efisien biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan barang, maka semakin cerdas seorang General Affair dalam mengatur anggaran keuangan

2. Pembelian dan Pembayaran Rutin

Selain terdapat kebutuhan yang harus dibeli rutin, perusahaan biasanya juga memiliki tagihan rutin seperti internet, listrik, air dan telepon yang harus dibayar setiap bulannya.

Pembayaran bulanan tersebut dihandle oleh General Affair. Sehingga seorang GA minimal memiliki catatan apa saja yang harus dibayarkan setiap bulannya, tujuannya agar tidak ada yang terlambat pembayarannya.

Jika tidak ingin repot, bisa menerapkan pembayaran otomatis. Cara ini bisa dipakai jika menggunakan kartu kredit.

3. Tugas General Affair – Pemeliharaan Aset

Setelah membeli dan mengadakan beberapa barang di perusahaan, tugas General Affair (GA) yang selanjutnya adalah melakukan pemeliharan aset yang perusahaan.

Pemeliharaan aset ini bertujuan agar peralatan/perlengkapan kantor milik perusahaan lebih awet dan tidak cepat mengalami kerusakan. Sehingga mencegah terjadinya lonjakan biaya pengadaan barang akibat kerusakan yang terlalu sering.

Beberapa peralatan / perlengkapan kantor yang perlu dirawat antara lain AC, printer, Komputer, Kipas, Kompor, Dispenser dan masih banyak lagi.

4. Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Tugas seorang General Affair adalah bertanggung jawab terhadap gaji yang akan diperuntukkan bagi pekerja harian lepas. Di dalam rekap pembukuan, gaji tersebut akan dimasukkan anggaran sumber daya manusia.

Beberapa contoh pembayaran harian misalnya : GA memanggil tukang service AC dikarenakan AC rusak, nah yang melakukan pembayaran sekaligus mengawasi proses perbaikan adalah General Affair

5. Berkomunikasi Dengan Divisi Lain

Pengadaan aset dan fasilitas juga merupakan campur tangan dari divisi lain yang menyampaikan kebutuhan mereka kepada General Affair. GA menghubungkan berbagai divisi perusahaan dengan divisi keuangan.

General Affair bertugas menerima saran dan masukan yang dikomunikasikan, kemudian masukan tersebut berperan sebagai acuan untuk mengelola dana perusahaan. Fasilitas yang diminta juga harus relevan dan penting dengan kegiatan perusahaan.

Apabila tidak memungkinkan untuk pengadaan barang divisi bersangkutan akibat keterbatasan biaya, GA dapat kembali memberi pengertian terhadap divisi tersebut untuk diberikan alternatif lain.

6. Membuat Laporan – Tugas General Affair

General Affair membuat laporan secara berkala untuk keperluan rapat anggaran. Laporan yang lengkap dan bersifat terbuka akan menjadi acuan anggaran dana kedepannya, apakah harus ditambah atau dikurangi.

7. Perizinan dan Relasi Dengan Pihak Eksternal

General Affair akan memenuhi segala kebutuhan perizinan yang diperlukan pihak pimpinan maupun karyawan, baik dalam bentuk surat maupun keterangan lainnya.

Tidak hanya itu, General Affair juga harus membangun hubungan yang baik dengan pihak di sekitar perusahaan, seperti permerintah daerah, organisasi masyarakat, wartawan, dan lain sebagainya.

Supplier barang dan jasa adalah pihak eksternal yang akan berhubungan langsung dengan GA. HRD dan GA berkoordinasi menyusun kontrak kerja, mengecek pembayaran agar tepat waktu, dan mewakili komplain perusahaan kepada pihak supplier berkaitan.

Hubungan yang baik akan mendukung citra yang baik dan profit yang meningkat bagi perusahaan.

Baca juga :Tugas Resepsionis: Tanggung Jawab, Keahlian dan Gaji Terbaru

Syarat dan Kemampuan Yang Harus Dimiliki Untuk Menjadi General Affair

1. Rapi dan Terstruktur

General Affair tidak akan jauh dari merekap data menjadi satu. Fasilitas dan aset operasional lainnya akan dicatat untuk memudahkan GA mengecek kesesuaian dan kelayakan secara berkala.

Untuk menyokong tugas tersebut, General Affair harus mengutamakan kerapian dan pendataan yang terorganisir dengan baik.

2. Budgeting dan Menajemen Keuangan

General Affair akan bermain dan berurusan dengan manajemen keuangan yang dikeluarkan untuk mendukung kegiatan perusahaan.

Akan lebih baik apabila keluar masuknya keuangan dapat dimanfaatkan secara efektif dan semaksimal mungkin. GA akan mengatur keuangan supaya tidak dihambur-hamburkan dan perusahaan dapat melakukan penghematan anggaran.

3. Cermat dan Teliti

Syarat berikutnya adalah pribadi yang cermat dan teliti. Masuk ke area yang sifatnya operasional tentu tidak mudah karena seluruh kebutuhan harus diawasi dengan baik.

Supaya tidak terjadi kesalahan, membiasakan diri untuk lebih teliti akan sangat baik untuk diterapkan ketika bekerja sebagai General Affair.

4. Mampu Berkomunikasi Dengan Banyak Pihak

GA akan melakukan banyak bentuk komunikasi, baik secara verbal maupun non verbal dengan individu dan kelompok. Apalagi, General Affair mewakili perusahaan untuk mengenal pihak penting yang bersifat eksternal.

Kemampuan komunikasi yang baik menjadi syarat bagi Kamu yang ingin menjadi General Affair. Salah satunya adalah berani mengungkapkan pendapat dan memberi masukan dengan cara yang sopan dan mudah dipahami oleh karyawan yang lain.

Baca juga : Tugas Seorang Staff Administrasi dan Gajinya

Gaji Seorang General Affair

Gaji rata-rata dari perusahaan yang mepekerjakan General Affair di Indonesia adalah Rp4.465.282. Berikut beberapa gaji General Affair berdasarkan wilayah

* Bandung, gaji Rp5.312.764 per bulan
* Jakarta, gaji Rp4.563.699
* Surabaya, gaji Rp4.630.183

Beberapa perusahaan besar nasional maupun multinasional memberikan gaji sebesar Rp8.110.000 hingga Rp10.000.000 setiap bulannya.

Kesimpulan : Tugas General Affair

Tugas seorang General Affair memiliki cakupan yang luas dan mewakili seluruh divisi di sebuah perusahaan. Fasilitas operasional akan sepenuhnya dipegang oleh General Affair dan kolaborasi divisi perusahaan yang lain.

Pastikan Kamu mantap untuk berkarir sebagai General Affair dan mampu menjalankan tugas dengan baik.