Staf Administrasi Tanggung Jawab Peranan Skills Dan Gaji

Pekerjaan staf administrasi adalah pekerjaan yang sering dianggap remeh. Padahal, syarat minimum untuk menjadi staf administrasi itu tidak mudah lho.

Menurut SnackNation, untuk menjadi staf administrasi yang baik, kamu harus menjadi pribadi yang paham teknologi, mampu mengatur dan mengorganisir kegiatan, dan memiliki perhatian terhadap detail.

Selain itu, komunikasi dan kecepatan dalam mengetik dan menyiapkan data adalah dua hal utama yang perlu dimiliki.

Sebenarnya, ada beberapa keuntungan yang kamu dapat kalau bekerja sebagai staf admin.

Salah satunya, kamu akan mengenal banyak orang termasuk bos-bos yang akan kamu cari saat membutuhkan tanda tangannya.

Di kantor kecil dengan anggota tim orang, biasanya tugas staf administrasi adalah memastikan jadwal atasan dan mobilitas supir kantor tertata, termasuk keluar masuknya uang kantor.

Nah, tugas tenaga administrasi ini pun akan berbeda lagi kalau kamu bekerja di perusahaan besar atau semacam kantor konsultan.

Supaya kamu punya gambaran tentang profesi ini, yuk, simak artikel di bawah ini!

Tanggung Jawab dan Deskripsi Kerja
Menurut The Balance Careers, hal-hal yang biasa dikerjakan oleh seorang staf administrasi adalah sebagai berikut;

* Koordinasi dengan staf administrasi/sekretaris divisi lain jika ada meeting gabungan atau kegiatan lainnya.
* Mengumpulkan dan menyusun dokumen.
* Menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan luar kantor.
* Memastikan persediaan alat tulis kantor.
* Memanipulasi data statistik, untuk poin ini biasanya harus dilakukan apabila ada tuntutan dari atasan atau situasi yang mendesak.

Tanggung jawab staf administrasi tidak sesederhana yang dibayangkan. Misalnya, ketika mengerjakan surat, maka harus dipastikan semua ejaan yang ada di surat tersebut sudah tepat.

Jobdesc kamu adalah memastikan segala sesuatu berjalan sesuai jadwal dan terkoordinasi baik ke atas (level manajerial) ataupun ke bawah (staf blue-collar).

Peranan Staf Administrasi
Staf administrasi adalah peran yang penting di perusahaan. Karena itulah, posisi ini selalu dicari oleh perusahaan.

Meskipun salah satu lingkup pekerjaannya adalah mengurus jadwalmeeting atau izin peminjaman ruangan, tetapi hal seperti ini justru sangat penting bagi perusahaan, lho.

Karena apabila tidak ada yang mengurus hal-hal seperti itu, bisa dipastikan meeting tidak akan berjalan sama sekali.

Oleh karena itu, selalu persiapkan segala kemungkinan atau skenario untuk menyiasati situasi yang tidak terduga.

Jadwal atasan harus kamu kuasai sepenuhnya, biasanya kalau perusahaan sudah berbasis sistem online maka semua jadwal akan masuk ke kalendar elektronik tiap orang.

Para bos juga bisa mengakses jadwalnya sendiri, tapi jika mereka punya tenaga administrasi atau sekretaris, maka para atasan tinggal menunggu diinfokan olehnya.

Tantangannya, kamu harus punya organisasi waktu yang baik untuk diri sendiri supaya bisa ‘mengatur’ orang lain dengan baik juga.

Skills yang Dibutuhkan Staf Administrasi
Pekerjaan apa saja yang kamu tekuni tentu diharapkan bisa menambah skill kamu untuk kemajuan karier masa depan, termasuk sebagai staf admin.

Lalu, apa sajaskillyang kamu perlukan jika ingin berkarier di bidang ini?

Merangkum Indeed dan Randstad, berikut adalah beberapaskillwajib seorang staf administrasi.

1. Kemampuan komunikasi
Kemampuan komunikasi, baik itu tertulis maupun verbal, merupakan skill penting yang wajib dimiliki oleh seorang staf admin.

Dengan kemampuan ini, kamu dapat membuat dan membawakan presentasi dengan detail.

Tidak hanya itu, kemampuan komunikasi juga membantumu membangun imej yang bisa diandalkan dan dipercaya oleh atasan.

2. Keinginan untuk melayani orang lain
Salah satu skill yang dibutuhkan jika kamu ingin bekerja sebagai staf administrasi adalah kemauan untuk melayani orang lain.

Maksudnya, kamu dapat melihat bahwa membantu perusahaan adalah salah satu tanggung jawab utamamu.

Sehingga, seorang staf administrasi yang baik yaitu dia yang mau membantu perusahaan demi mencapai kesuksesan.

3. Manajemen waktu
Skillselanjutnya yang penting dimiliki seorang tenaga administrasi adalah manajemen waktu.

Dengan kemampuan ini, kamu dapat menyelesaikan pekerjaan tepat waktu meskipun memiliki jadwal yang padat.

Tidak hanya itu, kemampuan manajemen waktu juga dapat membantumu mengatur prioritas pekerjaan, terlebih ketika terjadi hal tak terduga.

Kemampuan ini juga meningkatkan produktivitasmu. Sehingga, membuatmu lebih menonjol dibandingkan yang lainnya.

4. Perhatian terhadap detail
Kemampuan ini adalah salah satu hal yang perlu dimiliki oleh seorang staf administrasi.

Dengan memerhatikan detail, kamu bisa meminimalisir terjadinya kesalahan dalam pekerjaanmu. Tentu, hal tersebut membantumu menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu.

Tidak hanya itu, kemampuan ini juga membantumu meminimalisir terjadinya misinformasi dari dokumen yang disampaikan.

5.Problem-solving
Kemampuanproblem-solvingjuga menjadi salah satuskillyang wajib dimiliki oleh staf administrasi.

Seorang staf admin yang sibuk dapat menemukan masalah atau halangan dalam pekerjaan secara tak terduga, misalnya ada perubahan jadwal.

Ketika hal tersebut terjadi, kemampuanproblem-solvingdapat membantumu untuk menyelesaikannya dengan baik.

Tidak hanya itu, kemampuan ini juga membantumu menjadi terbuka untuk meminta pertolongan orang lain untuk menyelesaikan masalah.

6. Teknologi
Skillmenggunakan teknologi adalah salah satu kemampuan yang perlu dimiliki seorang staf administrasi untuk bisa mengerjakan tugas dengan baik.

Hal ini karena seorang tenaga administrasi akan banyak bekerja menggunakan komputer.

Kemampuan seperti menggunakan aplikasi spreadsheet,word processor, hinga menggunakan perangkat sepertiscanner.

7. Mengorganisasi dokumen
Skillmengorganisasi dokumen adalah kemampuan selanjutnya yang perlu dimiliki tenaga administrasi.

Hal ini karena seorang staf admin akan banyak berurusan dengan dokumen penting perusahaan.

Denganskillini, kamu memastikan bahwa dokumen dapat tertata dengan rapi serta tidak hilang.

Kemampuan ini juga membuatmu dapat bekerja secara efektif. Hal tersebut tentu akan membantumu meningkatkan produktivitas kerja.

Gaji Staf Administrasi
Gaji yang didapat seorang staf admin seharusnya sudah di atas UMR masing-masing kota.

Tetapi tidak jarang juga pekerjaan ini dihargai lebih rendah kalau jenis perusahaannya non-profit.

Apabila kamu melamar pada perusahaan multinasional tentu saja akan berbeda, belum lagi benefit lainnya yang diberikan oleh perusahaan.

Lain lagi kalau kamu memilih bekerja di lembaga kenegaraan atau BUMN. Kesempatan untuk belajar berorganisasi dengan lingkungan kerja profesional akan lebih terbuka buat kamu.

Saran Glints bagi kamu yang ingin terjun pada profesi ini, cari tempat kerja yang sudah well-established manajemennya, termasuk urusan gaji dan kesejahteraan karyawan.

Karena kalau tidak, kamu akan terbebani dengan banyaknya tuntutan kerja yang tidak seimbang dengan penghasilanmu.

Kamu tertarik untuk mengawali karier sebagai staf administrasi? Kamu bisa mulai dengan mengunjungi Glints, lho.

Di Glints, terdapat ratusan lowongan pekerjaan staff administrasi yang sudah menunggu lamaranmu.

Jadi, tunggu apa lagi? Segera apply di perusahaan yang jadi pilihanmu!

Seberapa bermanfaat artikel ini?

Klik salah satu bintang untuk menilai.

Kirim Penilaian

Nilai rata-rata 4.3 / 5. Jumlah vote: Belum ada penilaian, jadi yang pertama menilai artikel ini.

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!

Tell us how we can improve this post?

Submit Feedback