Sistem Informasi Eksekutif Pengertian Dan Contoh Kasus Penerapannya

Sistem informasi eksekutif (EIS) merupakan suatu sistem yang dirancang secara khusus bagi para eksekutif dan berisi tentang informasi perusahaan secara menyeluruh, baik informasi dari dalam atau dari luar. Executive Information System ini dibuat untuk memudahkan eksekutif senior dalam membuat keputusan.

Adapun pihak-pihak yang disebut sebagai eksekutif itu adalah mereka yang melaksanakan suatu sistem informasi. Seperti halnya kepala bagian, direktur, gubernur dan presiden. Bukan hanya berlaku untuk suatu perusahaan, sistem informasi eksekutif juga dibutuhkan oleh lembaga pemerintahan dan organisasi.

EIS akan membantu para eksekutif untuk membandingkan, menyoroti dan menganalisa variabel penting, sehingga kinerja perusahaan bisa dipantau dengan baik. Mengetahui secara akurat ketika ada masalah dan kesempatan bagi perusahaan.

Karena berisi data-data penting dan kompleks, EIS berfokus pada interface yang mudah digunakan pengguna. Dengan begitu, tujuan dari pembentukan sistem ini berhasil dicapai. Simak pembahasan berikut sampai habis untuk mendalami tentang Executive Information System.

Pengertian Sistem Informasi Eksekutif Menurut Para Ahli
Berikut ini adalah beberapa pengertian sistem informasi eksekutif menurut para ahli:

1. Mcleod
Sistem informasi eksekutif adalah sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi kepentingan eksekutif. Informasi tersebut berhubungan dengan seluruh kinerja perusahaan. Informasi tersebut juga harus rinci dari dan lengkap dari setiap tingkatan yang ada.

2. Turban dan Aronson
Pengertian sistem informasi eksekutif ialah sebuah software / aplikasi komputer yang menyediakan seluruh kebutuhan informasi penting bagi golongan eksekutif. Sistem tersebut harus mempunyai akses cepat mendapatkan suatu informasi. Akses tersebut juga harus merujuk ke semua data manajemen.

3. O’Brien
Sistem informasi eksekutif pada dasarnya hanya merupakan gabungan dari sistem informasi manajemen dan keuangan. Tujuan dari sistem informasi tersebut hanya mempermudah pimpinan eksekutif dalam mengakses seluruh informasi yang dibutuhkan. Kemudian dapat membuat suatu kesimpulan atas kondisi perusahaan dari informasi tersebut. Lalu pimpinan eksekutif pun harus dengan sigap menentukan putusan atas dasar informasi yang diperoleh.

Baca Juga:

Karakteristik Sistem Informasi Eksekutif

Di bawah ini adalah karakteristik sistem informasi eksekutif menurut Turban dan Aronson :

1. Drill down
Sekilas Informasi hanya terlihat dengan gambaran umum. Dalam kata lain hanya berupa poin – poin penting. Pada setiap poin – poin tersebut tersedia penjelasan yang sangat detail.

2. Critical Success Factor / Faktor Pendukung Keberhasilan
Segala informasi harus dapat dijadikan pertimbangan penuh untuk mencapai misi perusahaan. Pertimbangan tersebut berupa strategi – strategi operasional perusahaan. Juga harus mencangkup 3 buah sumber, yaitu lingkungan, organisasi dan industri.

3. Akses Status
Setiap informasi harus mudah untuk diakses setiap saat. Bahkan ketika seseorang pimpinan eksekutif sedang berada jauh dari perusahaan.

4. Analisa Personal
Sistem informasi harus dapat digunakan untuk menganalisa dengan berbagai kreatifitas. Pimpinan eksekutif pun harus dapat memilih aspek dari data base serta aplikasi pemrograman yang hendak digunakan untuk menghasilkan suatu output. Output tersebut berupa informasi yang berisi tentang analisa kesimpulan dari seluruh informasi yang ada.

5. Laporan Pengecualian
Karakter ini didasari pada konsep manajemen yang merujuk pada standar penyimpanan. Hal tersebut atas dasar faktor perbandingan antara target kinerja dengan kenyataan. Jadi pimpinan eksekutif dengan mudah memutuskan performa baik dan buruk menurut pandangannya.

6. Komunikasi
Seluruh manajemen dan pimpinan eksekutif harus dapat berkomunikasi dengan lancar. Manajemen harus siap sedia untuk memberikan informasi kepada pimpinan eksekutif setiap saat.

7. Navigasi Informasi
Sistem informasi harus mempunyai kemampuan khusus dalam mengakses berbagai macam data, bahkan dalam ukuran besar sekalipun.

8. Penggunaan variasi media
Karakter ini hanya karakter tambahan yang dapat membuat kesan informasi menjadi lebih mudah untuk disimak.

Komponen-Komponen Executive Information System (EIS)
Hardware
Kebutuhan setiap eksekutif akan perangkat keras komputer harus diuatamakan. Setidaknya ada empat komponen dasar yang berhubungan dengan hardware, diantaranya:

a. Perangkat masuk data
Membantu eksekutif untuk memperbaharui, memasukkan dan memverifikasi data.

b. UPS (Unit Pemroses Sentral)
Berfungsi sebagai pengontrol sistem komputer lain.

c. File penyimpanan data
Sesuai namanya, hardware ini berfungsi sebagai media penyimpanan informasi-informasi bisnis yang penting bagi perusahaan. Tidak hanya sekedar itu, keberadaan file penyimpanan data juga berguna membantu memudahkan para eksekutif untuk informasi bisnis yang terdahulu.

Tidak perlu bingung mencari data-data yang lama, karena semua tersimpan dengan baik di sini.

d. Perangkat output
Adalah suatu perangkat yang bertugas memberi rekaman permanen atau visual kepada eksekutif untuk membaca data. Ini lebih condong pada perangkat keluaran gambar, semisal printer dan monitor.

2. Software
Sama pentingnya dengan hardware, EIS juga sangat membutuhkan software khusus guna mengintegrasikan data ke dalam sistem. Ada empat komponen software, seperti:

#a. Perangkat lunak teks
Software yang berguna untuk membaca dokumen-dokumen berbasis teks.

#b. Database
Database yang berisikan semua data internal dan eksternal perusahaan. Sehingga eksekutif lebih mudah dan cepat menemukan informasi.

#c. Grafis
Software yang berguna untuk mengubah teks dan statistik menjadi suatu informasi visual. Jenis grafis para eksekutif biasanya berupa peta, diagram sebar, seri waktu, grafik batang dan grafik urutan.

#d. Keuangan
Software EIS yang mengandung statistik khusus tentang analisis kuantitatif dan keuangan.

3. User interface
UI sangatlah penting dan harus dibuat seefisien mungkin, supaya para pengambil keputusan (eksekutif) bisa dengan cepat mengambil data yang relevan. Struktur EIS terdiri dari beberapa antarmuka, seperti menu didorong, bahasa alam, laporan terjadwal, input atau output dan perintah bahasa.

4. Telekomunikasi
Hampir semua perusahaan di era sekarang sangatlah memperhatikan nilai desentralisasi. Telekomunikasi ini berperan penting dalam memainkan sistem informasi jaringan. EIS membutuhkan telekomunikasi guna mempercepat kebutuhan akan akses ke data terdistribusi.

5. Aplikasi EIS
Executive information system akan membantu para eksekutif menemukan data-data penting sesuai kriteria yang diinginkan pengguna. EIS adalah sistem canggih, karena bisa memilah antara data penting dan kurang penting. Bahkan, ini mampu melacak beragam kunci penting kegiatan bagi para eksekutif.

Contoh Kasus Sistem Informasi Eksekutif

Salah satu contoh dari sistem informasi eksekutif adalah semua data yang berkaitan dengan pengeluaran dan penerimaan. Bagi pimpinan eksekutif data tersebut sangat berguna dalam penyusunan CSF (critical success factory). Informasi tersebut harus berupa data jangka pendek yang mempunyai perubahan ekstream.

Untuk informasi eksternal yang dibutuhkan oleh eksekutif meliputi data pelanggan, pasar, pesaing dan pemasok. Susunan informasi juga harus teratur dan spesifik. Sehingga dapat dengan mudah menyusun strategi yang dapat memberi kelangsungan lebih bagi perusahaan.

Dari penjelasan mengenai sistem informasi eksekutif diatas, dapat disimpulkan bahwa pimpinan eksekutif bertanggung jawab penuh dalam menentukan keputusan.

Misalnya, departemen akuntansi dan keuangan mengumpulkan informasi tentang berapa banyak uang yang diterima dan dikeluarkan selama 3 bulan terakhir. Selain itu, departemen pemasaran ikut memberikan informasi tentang data konsumen, bagaimana kinerja pesaing dan pemasok.

Nantinya, semua data itu diberikan kepada pimpinan eksekutif. Sehingga mereka bisa mengambil langkah terkait produksi produk dan promosi untuk 3 bulan ke depan. Orientasi utamanya adalah kinerja perusahaan di masa depan.