Manajemen Kualitas REFERENSI MANAJEMEN OPERASI

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO 9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya. Definisi ini jelas menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Dalam suatu proyek gedung, pelanggan dapat berarti pemberi tugas, penyewa gedung atau masyarakat pemakai. Misalnya dari segi disain, kepuasan dapat diukur dari segi estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu. Sedangkan dari segi pelaksanaan, ukurannya adalah pada kerapihan penyelesaian, integritas (sesuai gambar dan spesifikasi) pelaksanaan, tepatnya waktu penyerahan dan biaya, serta bebas cacat.

Manajemen Mutu adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :
• Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.
• Proses management proyek itu sendiri.

Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.
menurut Gazpers (1997), manajemen kualitas dapat dikatakan sebagai semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijakansanaan kualitas, tujuan dan tanggung jawab serta mengimplementasikannya melalui alat-alat manajemen kualitas, seperti perencanaan kualitas, pengendalian kualitas, penjaminan kualitas, dan peningkatan kualitas.

Prinsip Total Quality Management (TQM) yang digagas Deming untuk menciptakan kualitas adalah sebagai berikut

Point 1: Tujuan yang Konstan

Menciptakan tujuan yang konstan untuk mendapatkan improvement dari produk dan jasa sehingga produk/jasa yang dihasilkan merupakan produk/ jasa yang kompetitif, bertahan dan menyediakan lapangan pekerjaan. Satu bagian manajemen harus memperhatikan proses bisnis dengan basis kejadian hari perhari, namun juga harus ada bagian yang memperhatikan masa depan perusahaan. Hal yang terakhir membutuhkan tujuan yang konstan dan dedikasi penuh terhadap improvement. Top management sebaiknya meluangkan waktu untuk berinovasi, melakukan riset dan edukasi, secara konstan memperbaiki desain produk dan jasa. Dan memperhatikan perawatan alat-alat, perabotan dan alat bantu.

Mengadopsi filosofi baru. Kita berada dalam zaman ekonomi. Kita seharusnya tidak lagi memperbolehkan terjadinya delay, kesalahan-kesalahan, material cacat dan pekerja yang lalai . Filosofi baru Deming cukup simpel. Tingkat kesalahan yang dapat ditoleransi kemarin tidak dapat ditolerir lagi hari ini. Deming menekankan bahwa hanya manajemen yang dapat melakukan sesuatu untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan dan adalah tugas manajemen untuk menghilangkan berbagai halangan yang dapat menghalangi pekerja bekerja dengan baik.

Point 3: Hindarkan Inspeksi Massal

Jangan bergantung dari inspeksi yang dilakukan. Sebaliknya, dibutuhkan bukti secara statistik bahwa kualitas yang sebenarnya terdapat di dalamnya. Problem dari inspeksi massal adalah percobaan untuk lebih mengontrol produk dibanding mengontrol proses. Dan dalam kasus apapun, inspeksi massal biasanya awal dari ketidakakuratan. Untuk jangka pendeknya, cara ini sangat lama, tidak efektif dan mahal.

Point 4: Akhiri Kontrak Yang Paling Rendah

Memperbaiki kualitas dari material. Jangan menilai dari harganya saja. Sebaliknya, selalulah bergantung pada ukuran kualitas yang bermakna, yang sejalan dengan harganya. Banyak permasalahan mengenai kualitas yang buruk dan produktivitas yang rendah biasanya terkait dengan material awal dan kualiltas alat dan mesin yang rendah

Point 5: Perbaiki Setiap Proses

Temukan masalahnya, secara konstan perbaiki sistem produksi dan jasa. Sebaiknya ada pengurangan limbah secara kontinu dan perbaikan kualitas yang terus menerus pada setiap aktivitas sehingga akan menghasilkan peningkatan produkstivitas dan pengurangan biaya.

Point 6: Adakan Pelatihan

Adakan pelatihan dan pendidikan mengenai metode modern yang akan digunakan untuk setiap karyawan. Metode modern pada pelatihan kerja digunakan untuk mengontrol grafik untuk menentukan apakah seorang pekerja telah dilatih secara baik dan mampu melakukan pekerjaannya dengan benar. Metode-metode statistikal harus digunakan untuk menemukan kapan pelatihan dapat selesai.

Point 7: Ciptakan Kepemimpinan

Buat metode pengawasan yang modern. Salah satu tujuan utama penyelia produksi adalah untuk membantu pegawai bekerja dengan lebih baik lagi. Perkembangan kualitas akan meningkatkan produktivitas secara otomatis. Manajemen perusahaan harus siap untuk mengambil langkah instinctive untuk merespon pendapat penyelia mengenai masalah-masalah yang terjadi misalnya saja cacat yang berkelanjutan, kurangnya maintenance, dan alat yang rusak. Adalah tugas penyelia untuk membimbing pegawai yang ada di bagiannya.

Point 8 : Hilangkan Rasa Takut

Ketakutan adalah penghalang untuk melakukan improvement, jadi hilangkan ketakutan itu dengan melakukan komunikasi dua arah secara efektif dan mekanisme lain yang bisa menempatkan setiap orang menjadi bagian dan merasa memiliki setiap perubahan yang terjadi. Ketakutan yang biasanya muncul dalam level organisasi misalnya : takut akan perubahan, takut bahwa kita harus mempelajari cara yang lebih baik lagi untuk bekerja, takut posisi mereka akan direbut secara perlahan oleh level manajemen yang lebih tinggi. Selain itu, karyawan biasanya takut bahwa perubahan yang terjadi akan memberi pengaruh terhadap pekerjaan mereka.

Point 9 : Hancurkan Semua Penghalang

Hancurkan semua penghalang antara departemen dan area karyawan. Karyawan di area yang berbeda misalnya penelitian, desain, penjualan, administrasi dan produksi harus bekerja di dalam kelompok untuk memecahkan masalah yang mungkin saja terjadi. Penghalang ini biasanya muncul sebagai optimisasi awal ketika masing-masing area berusaha melakukan apa yang terbaik untuk dirinya sendiri dibandingkan berusaha untuk bekerjasama dalam rangka mendapatkan hasil yang terbaik untuk organisasi secara keseluruhan.

Point 10: Hilangkan Penggunaan Exhortations

Hilangkan penggunaan slogan, poster dan gangguan lain untuk tekanan kerja, penuntutan zero defects dan tingkatan baru dalam produktivitas tanpa menyediakan metode yang tepat. Gangguan seperti ini hanya akan menghasilkan hubungan yang merugikan. Walaupun Deming dipandang beberapa penulis sebagai orang yang anti menggunakan slogan atau poster, dia sebenarnya juga memiliki beberapa poster yang dia pikir sangat bermanfaat. Poster yang menjelaskan kepada setiap orang apa yang dilakukan manajemen tiap bulannya (misalnya saja) adalah membeli material awal dengan kualitas yang lebih baik dari supplier yang lebih sedikit, dengan maintenance yang lebih baik, atau untuk menyediakan pelatihan yang lebih baik, atau pengawasan yang lebih baik untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas, tidak dengan bekerja keras melainkan dengan bekerja cerdas, hal ini akan menghasilkan sesuatu yang berbeda dalam hal peningkatan semangat juang. Pegawai nantinya akan mengerti bahwa pihak manajemen telah bertanggung jawab untuk tiap kesalahan yang terjadi dan berusaha menghilangkan rintangan yang ada.

Point 11: Hilangkan Standar Kerja Numerik

Menghilangkan standar kerja yang menentukan kuota numerik kekuatan kerja dan tujuan-tujuan numerik untuk pegawai di manajemen. Gantikan bantuan kepemimpinan, gunakan metode-metode statistik untuk perbaikan yang berkelanjutan untuk kualitas dan produktivitas.Joiner dan Scholtes menyebutkan contoh yang mendukung argumen Deming terhadap Management By Objective & Management By Result. Perusahaan elektronik biasanya mengirimkan 30 % dari hasil produksinya pada hari terakhir dari bulan yang bersangkutan. Mengapa? Hal ini dilakukan utuk memenuhi kuota pengiriman bulanan. Bagaimana caranya ? Dengan mengirimkan produk dari seluruh negara, dengan memindahkan bagian perbagian dari satu kelengkapan instrumen dan biasanya dengan membiarkan standar kualitas tidak terpenuhi.Perusahaan lain terkadang mengirimkan produk yang belum jadi. Perwakilan perusahaan yang bergerak di bidang jasa dari seluruh daerah akan berkeliling dan meng-install part-part yang belum jadi tersebut. Kuota pengiriman untuk bulan ini pun terpenuhi lagi. Keuntungan, paling tidak di atas kertas, akan melimpah.

Point 12: Tumbuhkan Kebanggaan Pegawai

Hilangkan penghalang yang menyusahkan pekerja honorer, dan karyawan di manajemen, yang merupakan hak mereka sebagai pekerja. Hal ini mengimplikasikan, penghilangan dari penilaian performansi dan Management By Objective. Sekali lagi tanggung jawab dari penyelia, manajer dan mandor harus diubah dari penilaian kuantitas menjadi kualitas.Deming menyatakan bahwa sistem penghargaan yang telah digunakan di banyak organisasi adalah salah satu penghalang yang membuat mereka kesulitan untuk mengembangkan budaya ‘win-win’

Point 13: Adakan Program Edukasi

Adakan program edukasi yang baik, yang berkaitan dengan self-improvement bagi setiap orang. Apa yang dibutuhkan organisasi tidak hanya sumber daya yang cemerlang, organisasi juga membutuhkan pegawai yang selalu berusaha untuk memperbanyak ilmunya. Kemajuan dalam posisi yang bersaing akan memberikan awal bagi pengetahuan mereka.

Point 14: Komitmen dan Tingkah Laku Top Management

Terdapatnya komitmen permanen dari pihak top management untuk selalu meningkatkan kualitas dan produktivitas yang harus didefinisikan secara jelas dan struktur manajemen yang dibuat untuk mengambil tindakan yang berkelanjutan untuk selalu memelihara 13 poin yang sebelumnya telah dibahas. Deming menekankan bahwa hal ini harus dilakukan oleh pihak top management

Pengendalian Proses Statistik (Statistical Process Control)

Statistik adalah seni pengambilan keputusan tentang suatu proses atau populasi berdasarkan suatu analisis informasi yang terkandung didalam suatu sampel dari populasi itu. Metode statistik memainkan peranan penting dalam jaminan kualitas. Metode statistik itu memberikan cara – cara pokok dalam pengambilan sampel produk, pengujian serta evaluasinya dan informasi didalam data itu digunakan untuk mengendalikan dan meningkatkan proses pembuatan. Lagipula statistik adalah bahasa yang digunakan oleh insinyur pengembangan, pembuatan, pengusahaan, manajemen, dan komponen – komponen fungsional bisnis yang lain untuk berkomunikasi tentang kualitas. (Montgomery, 1993).

Untuk menjamin proses produksi dalam kondisi baik dan stabil atau produk yang dihasilkan selalu dalam daerah standar, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap titik origin dan hal-hal yang berhubungan, dalam rangka menjaga dan memperbaiki kualitas produk sesuai dengan harapan. Hal ini disebut Statistical Process Control (SPC). Bagi kalangan praktisi di dunia industri tentunya sudah tidak asing lagi dengan terminologi-terminologi Quality yang sekarang sedang banyak sekali dipelajari dan dikembangkan oleh berbagai pihak, baik dari kalangan akademis sebagai dasar referensi teori maupun dari praktisi didunia industri sebagai subjek sekaligus objek atas “Quality knowledge” yang sekarang sedang berkembang.

Pengendalian SPC bertujuan dalam proses mebuat produk sesuai dengan spesifikasi sejak awal hingga akhir proses. Dalam banyak proses itu akan timbul berbagai gangguan yang tidak terduga, apabila gangguan itu hanya berupa gangguan kecil biasanya dipandang sebagai gangguan yang masih dapat ditoleransi sedangkan jika relatif besar maka dikatakan sebagai gangguan yang tidak dapat diterima. Secara Umum dengan menerapkan SPC akan diperoleh beberapa manfaat, antara lain :

1. Meningkatkan daya saing produksi dengan menekan terjadinya variasi.
2. Mengurangi biaya-biaya yang seharusnya tidak perlu dikeluarkan, misalnya : rework cost, sorting cost, Punishment cost akibat customer complaint, dll.
3. Meningkatakan mutu bahan dan material yang dibeli melalui penerapan Incoming Inspection.
4. Meningkatkan produktivitas dengan menekan persentase cacat, kesalahan ataupun rework.

Lima langkah praktis dalam menerapkan SPC• Mendefinisikan, menggambarkan dan memahami tentang proses (produksi-red) yang akan dilakukan perbaikan.
• Mengidentifikasi parameter proses yang kritis (critical process parameter)
• Memindahkan data-data yang sudah diperoleh kedalam format grafik statistik (menerapkan teknik kendali statistik)
• Memonitor proses pengendalian
• Mereview dan tindak lanjut

Manfaat Control Chart
1. Mengetahui perubahan-perubahan yang terjadi selama satu periode produksi.
2. Memberikan informasi proses secara kronologis, yakni menunjukkan bagaimana pengaruh berbagai faktor, misalnya : material, manusia, metode, dll. terhadap proses produksi.
3. Mengidentifikasi gejala penyimpangan suatu proses yakni dengan memperhatikan pola atas pergerakan titik-titik sehingga dapat dihindari Over Control yaitu pengontrolan terlalu ketat sehingga dapat menurunkan efisiensi maupun Under Control yaitu pengontrolan terlalu longgar sehingga dapat menurunkan mutu.

Bentuk dasar pengendalian kualitas statistik ditunjukkan oleh grafik yang membuat garis tengah (central line = CL) yang merupakan nilai rata-rata karakteristik kualitas yang berkaiatan dengan keadaan terkontrol. Sedangkan dua garis mendatar yang lain dinamakan batas pengendalian ata (upper control limit = UCL) dan batas pengedalian bawah (lower control limit = LCL). Jika semua proses terkendali maka hampir semua titik-titik sampel akan berada diantara kedua garis UCL dan LCL. Tetapi, satu titik sampel terletak di luar garis UCL dan LCL diinterpretasikan bahwa proses berada di luar kendali dan diperlukan penyelidikan dan perbaikan untuk menghilangkan penyebab terjadinya penyimpangan tersebut.

Jenis Pengendalian Kualitas dilihat dari karakteristik data

1. Pengendalian Kualitas Variabel

Kebanyakan teknik yang dikembangkan oleh para ahli statistik untuk analisa data, tetapi data yang diperoleh dapat digunakan untuk pengendalian kualitas produk. Metode statistik yang dipakai untuk pengendalian kualitas yang paling umum adalah peta kendali untuk karakteristik kualitas yang terukur, dalam bahasa teknisnya dinyatakan sebagai peta – bar ( – chart ) dan peta R ( R – chart ).

Catatan:
Pembahasan lebih lanjut tentang X bar dan R Chart silakan baca di referensi manajemen kualitas yang dapat dicari di Google dengan menggunakan kata kunci “X bar dan R Chart” atau “referensi manajemen kualitas”

2. Pengendalian Kualitas Atribut

Atribut dalam pengendalian kualitas menunjukkan karakteristik kualitas yang sesuai dengan spesifikasi atau tidak sesuai dengan spesifikasi. Menurut Besterfield (1998), atribut digunakan apabila ada pengukuran yang tidak memungkinkan untuk dilakukan, misalnya goresan, kesalahan, warna,atau ada bagian yang hilang. Selain itu, atribut digunakan apabila pengukuran dapat dibuat tetapi tidak di buat karena alasan waktu, biaya, atau kebutuhan.Dengan kata lain, ,meskipun diameter suatu pipa dapat diukur, tetapi mungkin akan lebih tepat dan mudah menggunakan ukuran baik dan tidak menentukan akan produk tersebut sesuai dengan spesifikasi atau tidak sesuai dengan spesifikasi. Peta kendali yang biasanya digunakan yakni p chart.

Catatan:
Pembahasan lebih lanjut tentang p Chart silakan baca di referensi manajemen kualitas yang dapat dicari di Google dengan menggunakan kata kunci “p chart” atau
“referensi manajemen kualitas”

Sangat berterimakasih bila bersedia mencantumkan alamat link halaman ini sebagai sumber